Outsourcing de nómina,
para empresas que piensan en grande
Transformamos la carga operativa de tu nómina en inteligencia accionable. Desde el origen de la novedad hasta el cierre contable de nómina
Tu nómina siempre al día, sin reprocesos ni sobresaltos
Exactitud matemática y cumplimiento legal garantizado
La operación de nómina es demasiado crítica para depender de hojas de cálculo, correos dispersos y cambios de última hora.
En Kipa gestionamos tu nómina de principio a fin: liquidación, procesamiento, seguridad social, cierre contable, medios magnéticos y conciliaciones contables. Todo para liberar a tu equipo de la carga administrativa y operativa, y que pueda enfocarse en hacer crecer el negocio.
Operamos como un socio de confianza que conecta lo financiero,
lo humano y lo estratégico en un solo ecosistema, eliminando el riesgo operativo y los errores que pueden derivar en sanciones o reclamos internos.
Años de experiencia en nómina
Novedades procesadas en el mes
Colaboradores procesados
Nivel de cumplimiento (SLA)
Alcance del servicio deoutsourcing de nómina
Control total en cada etapa del proceso, desde las novedades hasta el cierre contable. Una solución que te libera de la carga administrativa para que tu equipo agregue valor real
Parametrización inicial y diagnóstico:
Revisión de tu esquema actual de nómina, identificación de riesgos, depuración de data y definición de reglas de liquidación según la normativa laboral colombiana.
Gestión de novedades:
Ingresos, retiros, ausentismos, incapacidades, trabajo suplementario, recalculos de retención, manejo de convenciones sindicales y pactos colectivos
Periodos de liquidación de nómina
Procesamiento de acuerdo a la necesidad del negocio, mensual, quincenal, reliquidaciones.
Seguridad social y parafiscales:
Planilla de Seguridad social, validaciones previas antes del cargue al operador, generacion de reportes de validaciones de entidades, conciliaciones de sgss, validaciones de deudas presuntas y reales.
Interfaces contables:
Archivos planos a la medida de tu ERP, reportería personalizada, ajsutes contables, provisiones – apropiaciones, transmisión de Nomina electronica y conciliacion contable mensual.
IA Predictiva para People Analytics y reportería
No es solo data. Es inteligencia. Nuestro motor de IA analiza tu información de nómina y genera insights predictivos que RRHH, finanzas y gerencia necesitan:
Proyecciones de costos y presupuesto
Análisis de headcount y necesidades futuras
Monitoreo preventivo de ausentismo
Gestión inteligente de pasivos vacacionales
Detalle de conceptos y gastos
Alertas de operación
Control, claridad y confianza en cada decisión.
Acompañamiento y soporte en la operación
Soporte técnico, operativo y jurídico frente a requerimientos de fiscalización y consultas relacionadas con la nómina y la seguridad social, para que nunca estés solo en el proceso.
Un modelo pensado para minimizar el riesgo
Implementación sin frenar tu operación
1. Diagnostico y revisión de información
Revisamos tu histórico de nómina, detectamos inconsistencias y diseñamos un plan de ajuste para que la operación arranque sobre bases sólidas.
2. Mes paralelo obligatorio
Procesamos la nómina de manera simultánea a tu esquema actual y comparamos cálculo por cálculo. Solo tomamos el control total cuando los resultados son idénticos, garantizando continuidad y confianza.
3. Puesta en marcha y estabilización
Entramos en operación oficial con controles preventivos, checklists y reportes recurrentes. Tu equipo cuenta con un frente de contacto claro para resolver dudas y gestionar novedades.
4. Acompañamiento permanente
No es un proyecto puntual, es una relación de largo plazo. Ajustamos procesos a medida que cambia tu negocio o la normativa, para que tu nómina siga fluyendo sin fricciones.
Lo que gana tu organización al tercerizar la nómina
Ventajas competitivas de una nómina profesionalizada
Menos riesgo ante UGPP
y entes de control:
Menos riesgo ante UGPP y entes de control:
Procesos auditados permanentemente y alineados con la normativa laboral y tributaria vigente.
Más tiempo
para lo estratégico:
Más tiempo para lo estratégico:
Tu equipo deja de apagar incendios operativos y se enfoca en clima, desarrollo, formación y retención de talento.
Mayor
precisión financiera:
Mayor precisión financiera:
Reportes claros permiten entender el verdadero costo de la nómina y tomar decisiones de compensación sustentadas en datos.
Continuidad
operativa garantizada:
Continuidad operativa garantizada:
La salida inesperada de una persona interna ya no pone en jaque el pago de la nómina.
Mejor experiencia
para tus colaboradores:
Mejor experiencia para tus colaboradores:
Un portal amigable de autogestión: Pagos a tiempo, cálculos claros y respuestas ágiles a sus inquietudes.
El socio que traduce la nómina al lenguaje del negocio
Procesos auditados permanentemente y alineados con la normativa laboral y tributaria vigente.
Más tiempo para lo estratégico:
Tu equipo deja de apagar incendios operativos y se enfoca en clima, desarrollo, formación y retención de talento.
Mayor precisión financiera:
Reportes claros permiten entender el verdadero costo de la nómina y tomar decisiones de compensación sustentadas en datos.
Continuidad operativa garantizada:
La salida inesperada de una persona interna ya no pone en jaque el pago de la nómina.
Mejor experiencia para tus colaboradores:
Pagos a tiempo, cálculos claros y respuestas ágiles a sus inquietudes.
Más que cálculos, blindaje estratégico
Tecnología, respaldo legal y soporte humano, que blindan la operación
Blindaje jurídico total:
Seguimiento continuo a cambios normativos y tributarios en Colombia, con procesos diseñados para soportar una fiscalización exigente.
Conexión entre Finanzas y RR.HH.:
Traducimos datos de nómina en informacion accionable para todas las partes del proceso, RRHH, Financiera y gerencia
Tecnología al servicio del equipo:
Usamos nuestra plataforma Kipasync y Novasoft para garantizar exactitud, trazabilidad y visibilidad, sin que tengas que aprender a manejar un sistema complejo.
Seguridad de la información:
Protocolos de ciberseguridad, copias de respaldo y acuerdos de confidencialidad para proteger los datos sensibles de tu organización.
Equipo cercano y pedagógico:
Explicamos en lenguaje claro decisiones técnicas y legales, para que siempre sepas qué está pasando con tu nómina y cambios normativos.
Lo que dicen nuestros clientes
Descubre por qué líderes de gestión humana y finanzas confían en nosotros para blindar su operación y potenciar sus equipos.
Aliados tecnológicos y entidades conectadas
Trabajamos directamente con los principales operadores de pago, cajas de compensación y proveedores de facturación electrónica para asegurar la validez de tus procesos.
Agenda una consultoría en outsourcing de nómina
Cuéntanos cuántos colaboradores manejas, cómo estás operando hoy y qué riesgos quieres disminuir. Te entregaremos un diagnóstico y una propuesta alineada con tu realidad financiera y de talento.
Preguntas frecuentes sobre outsourcing de nómina
Lo que normalmente nos preguntan antes de entregar la nómina a nuestro equipo
¿Puedo tercerizar solo una parte de la nómina o debe ser todo el proceso?
Podemos asumir la operación completa o esquemas por fases. La recomendación es tercerizar de extremo a extremo (novedades, liquidación, seguridad social y reportes) para reducir reprocesos y riesgos, pero podemos diseñar un modelo gradual según tu realidad.
¿Cómo se reportan las novedades de los colaboradores?
Definimos un canal único e intuitivo de recepción y consolidación de novedades para todas las partes involucradas, portal de autogestion, integraciones y cronogramas claros. Tu equipo de gestión humana tendrá visibilidad en tiempo real sobre el estado de cada novedad
¿Qué tipo de empresas pueden tercerizar la nómina con Kipa?
En KIPA acompañamos principalmente a empresas medianas y grandes que gestionan nóminas complejas, con múltiples centros de costo, turnos, sedes o beneficios variables. Si tu organización está creciendo de forma acelerada y necesita procesos más ordenados, descentralización y claridad en la operación de nómina, somos el aliado ideal para garantizar eficiencia y control.
¿Quién responde ante un error o un requerimiento de UGPP?
Nuestro servicio garantiza auditoría y controles permanentes para minimizar errores. Sin embargo, en caso de recibir un requerimiento relacionado con la nómina que administramos, te acompañaremos en todo el proceso: entregaremos los soportes necesarios, y te brindaremos asesoria técnica especializada.Para tu tranquilidad, contamos con una póliza de responsabilidad que respalda cada gestión, asegurando confianza y protección en todo momento
¿Cuánto dura la implementacion?
Si actualmente utilizas Novasoft como software para la liquidacion de nomina, tu implementacion será muy rapida: durará tan solo 1 mes gracias al uso de nuestra IA integrada al ERP; si no cuentas con Novasoft el proceso tomará aproximadamente 2 meses. Debes saber que siempre realizamos un paralelo obligatorio de 30 dias, para asegurar que los resultados sean consistentes antes de hacer cambios definitvos. Nuestro objetivo es asegurar una transición segura, eficiente y sin riesgos para tu operación
¿Qué nivel de acceso tienen ustedes a nuestra información financiera?
Solo requerimos la informacion necesaria para el procesamiento adecuado de la nómina y generar interfaces contables. La información se maneja bajo protocolos de seguridad y acuerdos de confidencialidad, con trazabilidad de accesos y cambios.
¿Cuál es el proceso de aseguramiento y cumplimiento de la normatividad laboral, tributaria y de Seguridad Social?
Contamos con un equipo de expertos que garantiza nuestra actualización permanente en materia normativa. Nos respaldamos en aliados legales estratégicos y en la tecnología de vanguardia de NOVASOFT para ofrecer soluciones confiables y eficientes. Nuestro compromiso es comunicar cada cambio tanto normativo, como del sistema de manera clara y comprensible, asegurando que nuestros usuarios siempre estén un paso adelante.
¿Cuál es el alcance en cierre financiero?
En KIPA, entregamos reportes personalizados diseñados durante la implementación, junto con una interfaz modelo del ERP. Garantizamos la conciliación contable mensual de las cuentas de nómina, así como la correcta conciliación de prestaciones sociales, obligaciones laborales, seguridad social y beneficios extralegales. Cuando aplique, proporcionaremos una interfaz para ajustes orgánicos en las conciliaciones, asegurando así la precisión, transparencia y control total en tu gestión
¿Realizan la transmisión de la nómina electrónica y generan conciliaciones?
Si, Nuestro servicio incluye la transmisión y conciliación de la Nómina Electrónica, asegurando el cumplimiento normativo y la precisión en cada proceso. Como parte de los entregables, proporcionamos los CUNE correspondientes a cada colaborador, garantizando transparencia y trazabilidad en la información.
Un blog que te enseña de manera cercana, sin tecnicismos
Artículos actualizados sobre cambios en la normativa laboral colombiana, fechas tributarias y guías para la gestión eficiente de talento.
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Cuando tu talento avanza, tu negocio se transforma. Pero, ¿qué pasa cuando la gestión de nómina se convierte en un...